記念品のオリジナル制作で、できること１２の注意

【第１ポイント】自分の能力で間に合うのか？

オリジナルの記念品制作においては、時間との勝負になります。

余裕をもって対応していても、自分の知らない状況で、どんどん遅延します。また、都度ごとに決める時間のタイミングもあり、納期は決定しているのに、スタートが決まっていないケースが多々あります。特にイベント関連におけるオリジナル記念品制作は、その他の業務と比較すると、後回しにされるケースが多く、結果として、ギリギリになります。

・商品確保が重要

どんな状況でも、まず大切なのが、商品確保になります。

オリジナル制作の場合は部材確保となります。

同じ記念品をイベントで使うのは「あなたの会社」だけではなく、数多くの企業が参加しているわけであり、争奪戦となっています。

このため、企画やマーケティングをしている間に、他社が違うイベントで使用するため、バンとなくなってしまうことが良くありますので、注意が必要なんです。

調査した時にはすでに遅く、取り返しがつかない状況になることがあります。

・過去の事例が重要

オリジナル記念品制作を安心してスタートするためには、過去の実績がどれだけあるのか知っておくことが大切です。これは販売側もお客様も両方を刺します。

過去の実績が沢山ある会社は、細かいトラブルが発生しても、素早く対処できるのです。

これが経験が浅いと、何をどうすればいいのか分からなく、非常に大変な事態となります。

【第３ポイント】納期は間に合うのか？

これは依頼する側には全く関係がありませんが、それでも重要事項です。

お互いに信頼関係もありますし、依頼する側も「イベントの成功」がかかっていますので、とっても重要なんです。

この件をいいかげんに対応して、裁判沙汰になるケースも多々あります。この部分をいい加減にする担当者であれば、まったく仕事が出来ないと判断していいでしょう。

・逆算して考えているのか？

納期の逆算は、オリジナル制作の上で重要です。スケジュール管理は、よく言われるのですが「○日までに回答がないと間に合いません」というのが多いのはこのタイプです。

ですから、納期スケジュールについては、常に余裕をもって対策しなければいけないのですが、決定者が決めない事も多くあるため、このような逆算方法を取ります。

漫画家さんの締め切りと似たようなものかもしれません。

・自然災害対応はできているのか？

納期を遅らせる場合、けっこう最後の最後で遅れるのが自然災害による遅延です。これはオリジナル記念品を制作した事が何回もある担当者なら、１・２度経験します。

特に台風による出港の遅れなどは「ある・ある」です。最後の最後でイベントに間に合わないというのでは、泣くに泣けない状況になります。

つまり、このように遅延することは日常でありますので余裕をもって対応したいのが現実だと思ったほうがいいでしょう。

【第５ポイント】書類はチェックしているか？

基本は見積書ですが、その中にお客様に伝えたい件が、口頭ではなく書面で残っているかどうかです。けっこう大切な部分でありますので、この点についてお伝えします。

・後でのトラブル対策

トラブルになった場合、お互いに責任の擦り付け合いをします。これは仕方がありません。しかし、このトラブルにも特効薬があります。それが書面による確認です。

特に「こうしたトラブルになった場合、誰がどの程度負担するのか？」という点については、しっかりと口頭ではなく書面で残すと、効果的であり、しっかりと対応します。

しかし、日本人的にいえば、「いわなくてもわかるでしょう」という習慣がありますので、この結果、書面で残さないパターンも多いのも事実なんです。

ですから、トラブルになります。

後でトラブルになるタイプは、常日頃からいいかげんですので、トラブルになります。ですから、いいずらい点もしっかりと伝えるように努力した組織や担当者しか、オリジナル制作ができないと思ったほうがいいでしょう。

・担当者は忘れるもの

どんなに優秀な方でも、口頭だけでは後で大きく問題が起きる可能性があります。その中で「あ！忙しくて忘れていた」というのは、よくあることなので、これが小さいミスならいいのですが、後で大きなミスになった場合、書面で工程管理表などあれば、しっかりと分担責任があるため、トラブルになりずらいのです。

【第７ポイント】支払いは大丈夫か？

日本人的には、けっこういいかげんいしてします事。それが支払いについてです。

オリジナル記念品を制作する過程で、まだまだ先の納品であるため、煮詰めない部分がありますが、すんなりと納品できるのは５割で、残りの５割は問題が発生して、支払いが滞る場合があります。この件について。

・お客様だからといって遠慮しない

経験からいえば、支払いについては、ハッキリと「罰則」を設けることが必要です。

お客様に対して、まだ納品もしていないのに、支払いミスの罰則とは、おだやかではありませんが、これを躊躇して大きなトラブルになることもあります。

ともかく、自分の責任の範囲を超える部分がありましたら、罰則部分をしっかりと対峙して交渉するのがビジネスです。

これはお客様側にとっても、「そこまで真剣」となりますので、けっして無駄な行為ではありませんし、逆にそこまでいうのであれば、逃げることができないので、こちら側も失敗が許されない罰則となるからです。

ともかく「本音」で言う関係にしておきましょう。

・書面に残し対応

支払いについては、担当者レベルではなく「会社レベル」で拘束するため、必ず書面を取り交わして見ましょう。時間がかかってもいいので、公式の書面が必要です。

何年何月何日にいくら支払う　という書面です。

オリジナルの場合は納期がズレる場合がありますが、それでも書面に残しておかないと、本当に後からいいかげんいになります。最悪の場合、交渉ができなくなります。

どういう事かといえば、こうした書面が出ない・できないという場面です。つまり、ハッキリといえば支払う事ができないという事です。

これは本当に恐ろしいことであります。オリジナルの記念品制作をしていて、支払いができないという場面に遭遇すると、頭が真っ白になります。

ですから、早い段階で、書面による基本的な支払い条件等をつめておくと、後のビジネスがスムーズにいきます。

【第９ポイント】包装・のしは必要か？

オリジナルの記念品製作おいて、ギフト扱いの商品は多くあります。そして、紙包装・のし紙印刷など、贈答品・ギフト品対応をする場合があります。

実際、大手の場合はあまりありませんが、創業記念や上場記念、パーティーなどのレセプションなどの豪華にみせる場合などは、オリジナル製作でも、ある場合があります。

この点について、少し説明しておきます。

・無駄な経費かどうか判断

紙包装・のし巻き印刷対応は、安くすることが不可能です。

ですから、基本としては、無駄な経費として判断し、どうしても必要な場合を除いて、対応する形にするのが良いと判断しています。理由としては、手間隙が意外とかかり、名入れ印刷と同等の時間が必要であるからです。

簡単にできると思う担当者も多いのですが、全くの間違いであり、それなりに時間がかかる＝コストもかかると判断して対応したほうがいいでしょう。

このように時間もコストをかかるタイプなので、しっかりとした計画性を持って対応してみましょう。

【第１１ポイント】昨年のリピートをうまく活用

やっぱり依頼する側も、依頼される側も、１度、大切なお客様・発注側になると、あとは話がスムーズになりますし、無理をどのレベルで対応すればいいのかわかります。

成功するためには、常に「三方良し」を狙わないと、自分だけ得をしている場合は、長い付き合いになればなるほど、リターンが必ず帰ってきます。その点についてお伝えします。

・ロゴデータなどは使いまわし

オリジナルの製作の場合、大抵は同じ内容のイベントが多くなりますので、ロゴマーク・キャラクターマークなどは使いまわしができます。この部分は相当楽になりますので、大きな付加価値の差になります。

例えば当店の場合などは、サンプルを製作する場合、無料で前デザインを活用してイメージを実物で対応します。これはとっても重要度が高く、担当者からすれば、提案の手間部分が大きく削減できるわけです。

また、これを１度繰り返すと、ほぼ担当者は当たり前の如く要求してきますので、これがどれだけ楽なのかが図れるわけです。

・担当者と仲良くなっているか？

リピートになる場合、初回の取引の印象が重要です。

特に失敗すると２回目はなく、成功するのが当たり前であり、成功も付加価値が高いレベルで成功していないといけません。

更に言えば、人間同士の取引なので、お互いに担当者レベルで仲良くなっており、三方良しになっていると、お互いを認め合いながら、ある程度、うまく妥協します。

オリジナル製作の場合は、必ず同じ担当者同士で対応するのが礼儀であります。

・担当者はあなた１社を相手にしていない

ただし、よくあることですが、担当者のレベルにより、単なる右から左程度の内容と、本当に印象深く残っている場合もあります。

その差についてですが、やはり金額の多さが重要であり、１００万円単位か、年間に依頼する件数かに比例すると思います。

この差により、担当者を覚えているかいないかで分かれます。

・１言えば３理解できる安心さを活用

一生懸命に過去にオリジナル製作で仕事をすれば、どんな事でも担当者レベルで血肉になっていますので、１を言えば３程度は、そこから応用ができる流れになっています。

ですから、こうしたお互いのレベルのノウハウを重要視して、理解できる部分を共有化して対応するのが一番良い流れだと思います。